Secrétaire aménagement urbain et ingénierie

Sous la responsabilité de la cheffe de division – urbanisme, permis et inspection, le titulaire effectue des tâches de secrétariat de nature variée et fournit le soutien administratif à son supérieur ainsi qu’au personnel du service. Le titulaire de ce poste prépare les dossiers à être soumis au Conseil et au Comité consultatif d’urbanisme. De plus, il collabore à la rédaction, dans les deux langues, de divers documents justificatifs au soutien des dossiers décisionnels. Il rédige de la correspondance et effectue le suivi de certains dossiers ; effectue les rappels nécessaires auprès des personnes concernées. Il assure le service à la clientèle en soutien aux agents – service à la clientèle et émission des permis.

Exemple de tâches :

• Effectue les travaux de secrétariat pour l’ensemble du personnel du service.

• Rédige, traduit et vérifie les textes à expédier et s’assure qu’ils ne contiennent pas d’erreurs.

• Accueille la clientèle et reçoit les demandes et plaintes par téléphone, courrier ou au comptoir. Enregistre les demandes et plaintes dans la banque de données informatisées. Répond aux demandes d’information et explique aux résidants, promoteurs, entrepreneurs et autres professionnels de la construction les procédés administratifs, les exigences des règlements municipaux (construction, ingénierie et urbanisme) et, le cas échéant, réfère les cas complexes à son supérieur.

• Prépare les dossiers à être soumis au Conseil pour approbation, les enregistre dans le système de gestion des décisions (SGD) et en fait le suivi.

• Prépare les dossiers à être soumis au Comité consultatif d’urbanisme (CCU) relatif aux demandes d’autorisations en vertu de la règlementation d’urbanisme, pour les demandes de dérogation mineures, les demandes de modifications du règlement de zonage ou pour une opération cadastrale et, suite à l’approbation du procès-verbal de la réunion du CCU par le Conseil municipal, procède à la rédaction des lettres réponses à être acheminées aux requérants.

• Assure la gestion et la classification de tous les documents du service selon les consignes et règles provenant du Service des affaires juridiques et du greffe.

• Prépare les convocations des différents comités et réunions, les ordres du jour et, au besoin, assiste à des réunions, prend note des délibérations et rédige des comptes rendus ou projets de procès-verbaux.

• Assure la mise-à-jour des renseignements publiés sur le site Web de la Ville.

• Exécute toute autre tâche connexe à son travail demandée par son supérieur.